Databeskyttelsespolitik (oplysningspligten)
Senest opdateret den 24-07-2020
1. Introduktion
Hos Meldgaard ved vi, at det er vigtigt at beskytte dine personoplysninger, og vi arbejder derfor kontinuerligt med at opretholde en balance mellem udvikling af vores forretning og beskyttelsen af dine personlige oplysninger. Persondata indsamles og anvendes via forskellige processer, som er nødvendige for, at vi kan administrere vores forretningsmæssige relationer. Databeskyttelsespolitikken er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, som vi håber, du vil tage dig tid til at læse.
2. Kontakt
Meldgaard Holding A/S
Askelund 10, 6200 Aabenraa
6200 Aabenraa
CVR nr. 10775833
Meldgaard Holding A/S er den dataansvarlige for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Er der noget vedr. privacy du har spørgsmål eller kommentarer til, er du meget velkommen til at kontakte til os.
Telefonnummer: 74 33 72 00
Mail: meldgaard@meldgaard.com
Du kan også tage kontakt til den persondataansvarlige på e-mail: persondata@meldgaard.com
3. Vores behandling af dine personoplysninger
3.1. Rekruttering
I forbindelse med gennemførelse af ansættelser i virksomheden, behandler vi persondata om ansøgere til stillinger i Meldgaard.
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Meldgaard.
I forbindelse med rekrutteringen behandler vi almindelige personoplysninger om ansøgerne og i visse tilfælde også følsomme oplysninger samt personnumre, hvis disse oplysninger er anført i ansøgningen.
Når vi modtager en ansøgning fra en potentiel ny medarbejder, gemmer vi ansøgningen og de oplysninger, som den indeholder, indtil vi har taget stilling til, om vi vil ansætte den pågældende person.
Resulterer ansøgningen ikke i en ansættelse, slettes ansøgningen fra Meldgaards systemer hurtigst muligt og senest inden 6 måneder fra ansøgningsdatoen med mindre ansøgeren har givet udtrykkeligt samtykke til, at Meldgaard må opbevare ansøgningen i et længere tidsrum.
3.2 Leverandører, erhvervskunder og samarbejdspartnere
Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører, erhvervskunder og samarbejdspartnere. Indsamlingen og behandlingen sker i nødvendigt omfang til brug for daglig drift i virksomheden. Formålet med behandlingen er derfor at sikre, at vi som virksomhed kan foretage kontraktstyring, modtage varer og tjenesteydelser, foretage support samt opfylde vores forpligtelser overfor vores erhvervskunder, leverandører og samarbejdspartnere. I forbindelse med denne behandlingsaktivitet behandles der kun almindelige personoplysninger. Vi behandler personoplysninger som fx arbejdsmail, arbejdstelefonnummer, navn, oplysninger om vores samhandel med den virksomhed, som den registrerede repræsenterer, samt andre oplysninger, der er nødvendige for at kunne administrere vores forretningsmæssige relationer.
Grundlaget for vores behandling af personoplysninger er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn i at kunne opfylde kontrakten med leverandøren, erhvervskunden eller samarbejdspartneren.
Behandlingen af persondata om vores leverandører og samarbejdspartnere er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
I forbindelse med behandlingen af persondata om vores leverandører og samarbejdspartnere, kan det også være nødvendigt at behandle personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere. Vi behandler disse oplyser om kontaktpersoner i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f., da vi forfølger en legitim interesse i at kunne bruge kontaktpersonens oplysninger til at administrere og opfylde kontrakten med leverandøren og samarbejdspartneren.
3.3 Behandling af oplysninger fra private kunder
Hvis du handler med Meldgaard som privatkunde, indhenter vi ligeledes oplysninger om dig. Vi indhenter alene de personoplysninger, der er nødvendige for opfyldelse af aftalens formål. De personoplysninger, som vi typisk behandler, er almindelige personoplysninger så som mail, telefonnummer, navn, adresse, fakturering m.m. Der er derfor tale om almindelige personoplysninger.
Vi indhenter personoplysninger om dig med det formål at kunne opfylde aftalen med dig, herunder levere varen, levere ydelsen, fakturere m.m.
3.4 Deltagelse i konkurrencer
Formål med indsamlingen af dine persondata:
Har du deltaget i en konkurrence, registrerer vi de oplysninger, som du har angivet i formularen til konkurrencen. Formålet med behandlingen af dine oplysninger er, at vi kan trække en vinder og overbringe præmien. Når du angiver dine oplysninger i konkurrenceformularen, giver du det eller de pågældende selskaber, der er nævnt i konkurrenceformularen, samtykke til at anvende dataene til ovenstående formål.
Vi behandler derfor dine persondata med henblik på:
– At oplyse dig om, hvorvidt du har vundet.
Hvilke persondata behandler vi?
Det vil fremgå af den pågældende konkurrenceformular, hvilke oplysninger vi behandler. Typisk vil det være navn, stilling, by, adresse, postnummer, mobilnummer, e-mail samt evt. andre kontaktoplysninger. Alle oplysninger, som vi registrerer, er oplysninger, som du selv har afgivet i forbindelse med deltagelse i konkurrencen. Alle oplysningerne er almindelige personoplysninger.
Retsgrundlaget for behandlingen:
Som omtalt vil vi behandle dine persondata ud fra det samtykke, som du har afgivet i forbindelse med deltagelse i en konkurrence. Vi behandler derfor dine persondata i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Opbevaring og sletning af dine persondata:
Vi opbevarer dine personoplysninger, som er indsamlet i forbindelse med konkurrencer så længe, der er et formål med opbevaringen. Typisk vil opbevaringsperioden vare til overrækkelsen af præmien har fundet sted. Vi vil herefter slette dine persondata. Såfremt der er tale om konkurrencer på sociale medier, bedes du kontakte os, såfremt du ønsker dine vinderinformationer slettet, tidligere end vores sletningspolitik regulerer. Du kan læse mere om dine rettigheder længere nede i databeskyttelsespolitikken. Her vil du også kunne læse om dine muligheder for at klage over vores behandling.
3.5 Markedsføring og nyhedsbreve
Formål med indsamlingen af dine persondata:
I forbindelse med modtagelse af markedsføringsmateriale, nyhedsbreve samt anden kommunikation som du har givet samtykke til at modtage, vil vi opbevare og behandle de persondata, som du selv har fremsendt til os i forbindelse med afgivelsen af dit samtykke. Vi anvender oplysningerne til at yde den bedste service til dig, når vi skal afsende vores markedsføringsmateriale og nyhedsbreve.
Hvilke persondata behandler vi?
Det vil fremgå af den pågældende aftale, hvilke oplysninger vi behandler. Typisk vil det være navn, stilling, by, adresse, postnummer, mobilnummer, e-mail samt evt. andre kontaktoplysninger. Alle oplysninger, som vi registrerer, er oplysninger, som du selv har afgivet i forbindelse med tilmeldelsen til modtagelse af markedsføringsmaterialet, nyhedsbrevet eller anden kommunikation. Alle oplysningerne er almindelige personoplysninger.
Retsgrundlaget for behandlingen:
I forbindelse med udsendelsen af markedsføringsmateriale, nyhedsbreve og anden kommunikation behandler vi dine persondata ud fra det samtykke, som du har afgivet i forbindelse med tilmelding eller abonnering af markedsføringsmaterialet eller nyhedsbrevet. Vi behandler derfor dine persondata i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Opbevaring og sletning af dine persondata:
Såfremt du har afgivet samtykke til, at vi må fremsende dig markedsføringsmateriale og nyhedsbreve, vil vi opbevare dine persondata indtil, at du selv aktivt tilbagekalder dit samtykke til denne behandling.
Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os på mail eller telefon. Ønsker du at trække dit samtykke tilbage, kan du kontakte os på meldgaard@meldgaard.com.
Du kan læse mere om dine rettigheder længere nede i databeskyttelsespolitikken. Her vil du også kunne læse om dine muligheder for at klage over vores behandling.
3.6 Besøgende på www.meldgaard.com
Vi indsamler oplysninger om dig, når du bruger vores hjemmeside. Når du benytter vores hjemmeside, indsamler vi oplysninger om din IP-adresse samt i form af cookies, som er beskrevet i vores cookiepolitik. Du kan læse Meldgaards cookiepolitik, og hvordan du sletter cookies ved at klikke på følgende link: Cookiepolitik
4. Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi tilsigter at slette (eller anonymisere) dine personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans, dog opbevarer vi altid personoplysninger, der lægger til grund for finansielle transaktioner i minimum 5 år + indeværende årsregnskab af hensyn til bogføringsloven.
5. Dine rettigheder efter databeskyttelsesloven
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:
• Retten til at modtage oplysning om behandling af dine personoplysninger (”oplysningspligt”)
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger
• Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget
• Retten til at få dine personoplysninger slettet
• Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering
• Retten til at flytte sine personoplysninger (”dataportabilitet”)
Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til Meldgaard.
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger eller noget, som ville være ekstremt upraktisk.
Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, undtagen hvis det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig destruktion. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkiv servere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer, før opbevaringsfristen udløber.
6. Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for koncernen, undtagen i disse tilfælde:
I nødvendigt omfang
• Vi videregiver personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.
Med dit samtykke
• Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for koncernen, hvis vi har dit samtykke.
• Til ekstern databehandling.
• Vi videregiver (”overlader”) personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.
Af juridiske årsager
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for koncernen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendige for at:
• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Skadesfriholde koncernen, vores kunder eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen. Misligholder du dine forpligtelser over for os, kan vi indberette dig til kreditoplysningsbureauer og/eller advarselsregistre i overensstemmelse med gældende regler herfor.
